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来源:中国石化报  2007-08-29

  □段义彭

  构筑资金运营全过程监控体系,有效防范资金风险,已成为成品油销售企业必须具备的管理条件。今年以来,河北石油通过建立和完善加油站销售资金管理制度,对加油站资金运营进行全程控制,取得了良好的效果。

  现场收款控制好风险源头

  加油员加油后向顾客收取油款,是加油站销售资金管理的源头。

  在此环节,河北石油规定加油员收款后立即通知记账员开具发票,同时负责本班次加油款的收取与小额保管,随身加油款不得超过限额(原则上随身现金不超过1000元),多余油款及时上交记账员。记账员清点完毕后,双方确认签字,标注加油员姓名后单独封装锁入保险柜妥善保管。

  如果收取的是支票,记账员应立即对支票与付款人的真实性进行初步核实与登记,然后按银行规定填写进账单,当日由片区财务代表确认后交存银行,记账员及站长拿到银行款项收讫回执或财务代表书面通知款项到账后,方可按规定程序付油。记账员还必须设立客户支票购油登记簿,记录购油客户单位名称、电话、经办人姓名、有效证件号码等信息,进行客户信息维护。

  资金回收控制好签字确认

  在资金回收方面,河北石油由于加油站点多面广、布局分散,所以根据各加油站实际情况分别采用银行上门收款、搭车收款、企业统一收款、自行交款和存折交款五种资金收缴方式,并采取有针对性的资金管理方式,确保资金安全。

  但不论哪种方式,都要求记账员向银行交款时要填写现金缴款单,经银行盖章确认后及时收回,缴款后超过2日未收到银行回单,记账员负责催要,并向片区财务代表报告。

  对前三种收缴方式,加油站在交接款包时记账员、站长及收款员要共同将当日营业款清点、装包封包,然后上锁、粘贴封条,加油站与银行双方在《封包交接明细表》上签字确认。同时,加油站记账员要收回上一日缴款回单,站长要在缴款回单上签字确认,记账员于收到当日将相关单据报表报送片区财务代表,并履行交接手续。银行则按照协议要求,当日收取的销售款最晚于次日进账。如果加油站采取自行交款的方式,则应于当天下午4点前将销售款缴存开户行。

  报送资金报表控制好时限

  按照河北石油要求,加油站记账员每日要编制销售、付油日报表,及时登记《营业款上交情况台账》、现金缴款单等相关账表,经站长审核确保账实、账表相符后共同签字确认,上报片区财务代表。如果加油站销售款金额较小且距片区财务代表办公地点较远的话,最多不能超过10天。

  片区财务代表对各加油站报送的报表、银行回单等相关资料进行核对,确认无误后,城市片区每日、非城市片区最迟每5日向市公司财务核算部报送单据及报表,同时要监控资金上缴情况,延迟1天未缴的找站长,延迟2天未缴的报告片区经理和市公司零管部,延迟3天未缴的报告市公司主管领导。市公司财务核算部核算员每日核对《销售日报表》金额与各加油站报送的每笔回单,核对无误后当日进行账务核算。

  其他可控措施

  河北石油在做好正常加油站资金安全控制外,还采取其他有效措施确保资金全过程控制到位。

  一是制定加油站资金应急预案,使加油站员工了解遭遇抢劫、自然灾害等变故时自己应做的工作和担负的责任。

  二是明确加油站资金运行全过程中各节点工作和监控的岗位职责,并实行问责制,酌情分为直接责任、管理责任、监督责任三种类型。例如,加油站出现资金被挪用或被截留而未及时上缴的情况,如果财务代表及时发现并通知片区经理和主管部门,则资金损失由站长、记账员、片区经理按照80%、10%、10%的比例赔偿并对直接责任人除名;如果财务代表未及时发现,则资金损失由站长、记账员、财务代表按照80%、10%、10%的比例赔偿,并对直接责任人和财务代表除名。

  三是为银行收款方式集中的片区设立监点员,其职责是代表石油公司与银行收款员在确认加油站销售款包的封条与锁完好的情况下,当场打开款包对进账单金额与实际金额进行核对,确认一致后在登记簿上签字,有效避免企业与银行之间出现假钞、长短款等纠纷。

  四是加强对加油站资金安全的硬件投入,截至上半年,河北石油已为全省加油站配备1049台投币式保险柜,并普遍配备验钞机,对重要房间安装防盗门、防盗窗和非透明窗帘等设施。

  通过对加油站销售资金运行实行全过程监控,河北石油的加油站销售资金管理工作取得较好效果。1~6月份,全省资金回收及时,资金上划率接近100%,保证了每月资金足额上划,同时做到了资金流向哪里,管理就跟到哪里。

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